貸し会議室事業の仕組みと内容

貸し会議室事業の仕組み

かつては「自治体や公共団体の施設内にある会議室や多目的スペース」や
「ホテル内に設置されたさまざまな目的に利用できる会議室や多目的スペース」が、
貸し会議室として利用されていました。
貸し会議室は確立した事業ではなく、
運営母体のいわば副業や付帯サービス事業として行われてきたものです。

 

そうした貸し会議室事業に、ビルの空きスペースの活用・各企業のコスト削減策にともなう
会議や研修会場の要求の増大といったことを要因に民間の不動産会社や
貸し会議室専門会社などが参入することで、近年は一つの事業として確立してきました。
さらにこの貸し会議室事業を大きく伸長させる要因となったのがインターネットの普及です。

 

現在の貸し会議室事業の一般的な仕組みはいたってシンプルです。
貸し事業会社(貸し手)と利用者(借り手)それと会場手配業者(仲介者)の三者で構成されています。
貸し手と借り手は、仲介者のサイトを通じて会員としての登録を行うことが必要です
(利用者の会員登録や利用は無料です。しかし詳細は分りませんが、貸し手は登録や仲介にともなう一定の費用が必要と思われます)。

 

会員になると、貸し手は独自に膨大なコストを掛けないで
日本全国の利用者を対象に広告宣伝ができます。
また借り手は、インターネットを通じて手間と時間を掛けないで
求める条件を満たしている貸し手の情報を無料で入手することが可能にできるのです。

 

貸し会議室事業はこのような仕組みで展開できることから多様な業界からの参入が続き、
近年は過当競争気味と言われています。
利用者にとってみれば利用料の低下に結びつくことから歓迎すべきかもしれませんが、
貸し会議室の質の低下は避けてほしいものです。
 

貸し会議室の予約方法

 
貸し会議室の予約方法は大別すると2つあります。
1つは、インターネット上で運営されている貸し会議室検索サイトを利用して条件にあった貸し会議室の情報を入手し、
自分で貸し会議室会社と連絡を取り合って予約するかその運営会社のホームページから申し込んで予約する方法です。
他の1つは、インターネット上で運営されている貸し会議室手配センターを利用して予約する方法です。
もっとも時間と手間を惜しまない方は自分の足を使って希望する貸し会議室を探し、
その運営会社を直接訪問して予約するという第3の方法はあります。

 

予約に当たって手間のかからない方法は、貸し会議室手配センターを利用すると言えるでしょう。
しかし、利用する側も貸し会議室側も会員登録されていることが前提になりますので、
検索サイトほどの情報量の豊富さに欠ける面があります。
なお具体的な予約の方法はおよそ次のとおりです。

 

まずは利用する手配センターのホームページで「会員登録」することからスタートします。
登録が完了すると、日程や時間、設備などの条件を入力して利用する貸し会議室を探します。
入力した条件を満たす貸し会議室の情報が画面に提供されますから、
その画面を利用して空室状況などを確認するのです。
希望する日時に利用できる会議室がいくつかあれば、
それらの中から1つだけ選んで利用する貸し会議室を決め、
予約ボタンをクリックすれば「仮予約」の完了です(利用申込書を送信する方式の会社もあります)。

 

WEB予約はあくまでも仮予約ですから、その後正式な予約書を提出して予約が完了します。